小規模の職人が集まった会社で、現場はアナログ、請求書も手書きだったが、2代目社長がPCにて請求書対応を計画。もともとフリーウェアの簡易な請求書ソフトを使っていたが、レイアウト等のカスタマイズが全くできず、限界を感じていた。

社長及び従業員は40代後半以上がほとんどで皆PCをほとんど使ったことがなく、インターネット検索やWord入力が多少できる程度のITリテラシーとのことで相談。

＜請求書ソフトの限界＞

①フリーウェアの請求書作成ソフトではフォーマットが決まってしまっていて顧客要望に応じてカスタマイズができず困っていた。

②レイアウト変更ができず、請求書を印刷すると5～10枚になってしまっていた。

①既存の請求書ソフトで不足する部分、お客様の実現したいことをヒアリング。

②kintoneで請求書アプリを作成。

③お客様に画面や操作感を確認してもらい、迷わず操作できるものに改修。

④顧客企業様独自の仕様で入力できるようになり請求内容の入力が効率的になった。

⑤レイアウトも希望に沿った形とすることで、出力枚数も大幅に削減。

「以前消費税率変更時等はソフトが使えず手書き等で対応していた時期もあったが、kintoneなら簡単に改修可能であり、TWCに任せられるので安心だ」という声をいただいた。

＜アナログ業務の限界・データ管理の問題＞

①Excelで作ってはいるが、実態として紙出力し、顧客の住所変更や新規顧客ができると、紙に手書きで加筆修正していた。

②業務で必要な書類（制作部品の料金表や検査表など）をWordで作っていたが古いPCにしかデータが保存されていなかったり、作成者のPCにしか保存されていなかったりして欲しいデータがどこにあるかを調べるのにも時間がかかっていた。

①kintoneで顧客リストをアプリ化し、顧客情報を一元管理できるようにした。

②請求書発行、お知らせ事項の送付、年賀状送付など用途に応じて顧客情報を分類表示し、顧客リストを見やすく改善。　

業務に必要な文書・データをkintone上で一元管理することで、複数の従業員が各自のPCでいつでも欲しい情報を見ることができるようになった。

ITコンサルティングでIT戦略立案の支援をしていたところに、現場レベルの業務改善の相談。

①紙ベース、個別にExcelを作成して情報共有しない文化、業務の属人化。

②高額のシステムを導入したが現場で使われず、投資効果が全く出ていない。

③経営層とマネジメント層、マネジメント層と現場の意識のギャップが大きくコミュニケーションが取れていない。

④各部で好き勝手なシステムを導入しようという動きが出ていて統一性がない。（部分最適目線しか持てない社員が多い）

⑤予算がないが業務を改善し効率化しなければならない（トップダウンの指示）

①理想と現状にギャップがあるので、現状把握をしながら1つひとつ小さな仕事をシステム化して効率化することを提案。

②ITリテラシが高くなくても業務改善を実現した実績が多数あるkintoneの導入を提案し導入に踏み切った。

③会議方法を変更。会議報告用アプリをkintoneで作成。

④各自好き勝手に報告資料を作成していたが、報告フォーマットを統一。報告資料作りの時間が約50%削減した。　

マネージャが仕事の進捗状況を把握しやすくなり、課題やネクストアクションの指示ができるようになるなど、報告のための会議から建設的な議論のできる会議に変わり始めた。

以下のような対応も継続中

①プロジェクト管理アプリ
　製品開発案件の個別進捗の可視化や全体進捗の一元管理の実現を目指す。

②CRM、営業支援アプリ
　営業業務に関する情報共有基盤の構築及び全社での情報共有の実現を目指す。